Firma Electrónica Simple
✔️ Fácil y rápida de implementar
✔️ Puede ser un clic de aceptación, una casilla marcada o una confirmación por email
✔️ Adecuada para formularios, acuerdos internos y procesos de bajo riesgo
❌ Menor nivel de seguridad y fiabilidad legal
💡 Ideal para flujos de trabajo cotidianos con documentación de bajo impacto legal.
Ejemplo de Uso: Firma Electrónica Simple con KimoSign
Escenario: Una empresa de software necesita que un nuevo empleado acepte la política de uso de dispositivos corporativos antes de su primer día de trabajo.
Flujo del proceso con Firma Electrónica Simple
- Generación del documento:
- El equipo de Recursos Humanos crea un documento en PDF con la política de uso de dispositivos.
- Envío al empleado:
- Se envía un enlace al nuevo trabajador a través de correo electrónico con acceso al documento.
- Método de validación:
- El empleado marca una casilla de aceptación y/o hace clic en un botón de «Aceptar».
- También podría confirmarlo respondiendo a un email automatizado.
- Registro de la firma:
- KimoSign guarda un registro con fecha, hora y dirección IP del firmante como evidencia de aceptación.
- Documento firmado:
- Se genera una versión firmada del documento, con un sello de tiempo y los datos de validación adjuntos.
- Finalización del proceso:
- Tanto el empleado como la empresa reciben una copia del documento firmado.
Beneficios de la Firma Electrónica Simple en este caso
✔️ Rápida y sin complicaciones: El nuevo empleado puede firmar desde cualquier dispositivo en segundos.
✔️ Automatizada: No requiere impresión ni firma manuscrita.
✔️ Suficiente para acuerdos internos y políticas de empresa.
Este tipo de firma es ideal para formularios, términos y condiciones, o cualquier documento de bajo riesgo legal, asegurando eficiencia sin necesidad de autenticación avanzada.
¿Por qué la Firma Electrónica Simple es válida?
La Firma Electrónica Simple (SES, por sus siglas en inglés) es reconocida por el Reglamento eIDAS como un método válido para expresar consentimiento en transacciones digitales. Aunque no tiene el mismo nivel de seguridad que la firma avanzada o cualificada, sigue siendo legalmente aceptable siempre que haya suficiente evidencia que vincule al firmante con el documento.
Garantía de Autenticidad: ¿Cómo asegurar que el correo pertenece al firmante?
Para reforzar la validez de una firma simple, KimoSign aplica mecanismos de trazabilidad y prueba, como:
- Dirección de correo verificada
- Se envía el documento a un correo corporativo asignado al empleado (ejemplo: nombre@empresa.com).
- Si es un usuario externo, se puede pedir previamente una verificación del correo (ejemplo: recibir un código PIN antes de acceder al documento).
- Registro de actividad
- Se almacena la dirección IP, fecha y hora en la que se firmó el documento.
- Si la firma se realiza en un portal autenticado (ejemplo: una intranet de la empresa), se refuerza la conexión entre el firmante y el documento.
- Confirmación de recepción
- Se puede requerir una doble confirmación por email: el firmante debe hacer clic en un enlace de verificación enviado a su correo.
- Trazabilidad en los sistemas de la empresa
- Si el proceso de firma está vinculado a una cuenta corporativa (por ejemplo, un usuario autenticado en un sistema interno), la identidad del firmante queda registrada en la base de datos.
- Certificación del documento firmado
- Una vez firmado, el documento se sella con un hash criptográfico y sello de tiempo, lo que impide cualquier modificación posterior.
¿Cuándo es suficiente la Firma Electrónica Simple?
✅ Aceptación de términos y condiciones
✅ Formularios de registro o inscripción
✅ Políticas internas de empresa
✅ Comunicaciones donde el riesgo de fraude es bajo
💡 Si el documento requiere mayor seguridad o podría ser impugnado legalmente, se recomienda utilizar la Firma Electrónica Avanzada o Cualificada.
Flujo de Firma Electrónica Simple
1️⃣ Inicio
2️⃣ Documento generado
3️⃣ Se añade una firma simple mediante uno de los siguientes métodos:
- Clic de aceptación
- Marcación de una casilla (checkbox)
- Confirmación por email (con PIN opcional)
4️⃣ Documento firmado y registrado
5️⃣ Fin
Diferencias entre la Firma Electrónica Simple, Avanzada y Cualificada
| Característica | Firma Electrónica Simple | Firma Electrónica Avanzada | Firma Electrónica Cualificada |
|---|---|---|---|
| Nivel de seguridad | Bajo | Medio-Alto | Máximo |
| Autenticación del firmante | No obligatoria (puede ser solo un clic, checkbox o email) | Requiere autenticación (PIN por SMS/email, firma manuscrita digital, sello de tiempo blockchain) | Requiere un certificado cualificado emitido por un QTSP y validación de identidad (DNIe, videollamada o presencial) |
| Protección contra modificaciones | No garantiza que el documento no haya sido alterado | Cualquier modificación invalida la firma | Cualquier cambio en el documento lo invalida, con garantía total de integridad |
| Vinculación con el firmante | No siempre es clara | Vinculación única con el firmante mediante autenticación | Firmante identificado con un certificado cualificado reconocido por la UE |
| Evidencia y trazabilidad | Puede incluir datos básicos como IP o timestamp | Registro detallado: IP, método de autenticación, sello de tiempo | Registro completo con validación de identidad oficial, sello de tiempo cualificado y cifrado criptográfico |
| Validez legal según eIDAS | Válida pero con menor peso probatorio | Válida con fuerza legal considerable en caso de disputas | Equivalente a una firma manuscrita, válida en tribunales de toda la UE sin necesidad de pruebas adicionales |
| Métodos de firma | Clic en botón, checkbox, aceptación en email | PIN por SMS/email, firma manuscrita digital, blockchain | Certificado digital cualificado en tarjeta criptográfica, token USB o en la nube |
| Casos de uso | Formularios, términos y condiciones, acuerdos internos | Contratos comerciales, acuerdos legales, autorizaciones médicas, documentos bancarios | Contratos de alto valor, transacciones financieras, trámites administrativos, poderes notariales |
| Ejemplo de uso | Un usuario acepta los términos y condiciones de un servicio con un clic | Un cliente firma un contrato de prestación de servicios con un PIN enviado a su email | Un empresario firma una compraventa de empresa con un certificado FNMT en AutoFirma |
Conclusión
🔹 La firma simple es rápida y flexible, pero tiene menor validez legal.
🔹 La firma avanzada ofrece autenticación del firmante y protección contra alteraciones, ideal para contratos.
🔹 La firma cualificada tiene el mayor reconocimiento legal, equivalente a una firma manuscrita ante notario.
💡 Si un documento tiene impacto legal o financiero significativo, es recomendable utilizar la Firma Electrónica Avanzada o Cualificada.
Garantiza la autenticidad, integridad y no repudio de cada firma digital.
Interfaz intuitiva que permite firmar documentos en segundos, sin necesidad de conocimientos técnicos.
Desde firmas simples hasta certificados cualificados, adaptándose a cualquier nivel de seguridad.
Firma documentos desde tu ordenador, tablet o móvil, sin instalaciones complicadas.
Integra KimoSign con tus sistemas para optimizar flujos de trabajo y maximizar la productividad.
Encriptación de datos, almacenamiento seguro y cumplimiento con GDPR.