Despachos y asesorías
Hojas de encargo, contratos de prestación de servicios y autorizaciones firmadas a distancia por el cliente.
Firma electrónica eIDAS
Firma con validez legal en toda Europa
KimoSign es la firma electrónica de Kimobox: simple, avanzada o cualificada según lo que pida cada documento, con las evidencias que la sostienen ante cualquier impugnación. Tus firmantes firman desde el móvil en segundos, sin instalar nada.
3 niveles
Simple, avanzada y cualificada, en la misma plataforma
eIDAS
Reglamento (UE) nº 910/2014: válida en los veintisiete Estados miembros
UE
Servidores en la Unión Europea y contrato de encargado del tratamiento
0 € extra
Para quien ya trabaja con Kimobox: la firma va incluida
Tres niveles, un mismo circuito
Elige el nivel de firma que pide cada documento
El Reglamento eIDAS distingue tres tipos de firma electrónica. Ninguna es mejor en abstracto: una política interna no necesita lo mismo que la compraventa de una empresa. KimoSign te deja escoger documento a documento, sin cambiar de herramienta.
Nivel 1 · Simple
Firma electrónica simple
La forma más ágil de recoger un consentimiento: un clic de aceptación, una casilla marcada o una confirmación por correo, con su registro de fecha, hora e IP.
- Se pone en marcha en minutos
- Sin códigos ni certificados
- Registro de cada aceptación
Ideal para: formularios, condiciones de servicio y políticas internas de bajo riesgo.
Firma simple → Nivel 2 · AvanzadaFirma electrónica avanzada
Vinculada de forma única al firmante, que se identifica con un código de un solo uso por SMS o correo y puede dibujar su firma en la pantalla. Cualquier cambio posterior la invalida.
- PIN por SMS o correo electrónico
- Firma manuscrita en pantalla táctil
- Sello de tiempo y dossier de evidencias
Ideal para: contratos con clientes y proveedores, documentación laboral y acuerdos de confidencialidad.
Firma avanzada → Nivel 3 · CualificadaFirma electrónica cualificada
Se crea con un certificado cualificado emitido por un prestador de confianza y tiene, por ley, el mismo efecto jurídico que la firma manuscrita en toda la Unión Europea.
- Certificado cualificado del firmante
- Sello de tiempo cualificado
- Reconocida en todos los Estados miembros
Ideal para: operaciones de alto valor y trámites en los que se exige firma cualificada.
Firma cualificada →Comparativa
Simple, avanzada o cualificada, de un vistazo
Las tres tienen efectos jurídicos. Lo que cambia es cómo se identifica al firmante, qué garantía hay de que el documento no se ha tocado y quién tiene que probar qué si alguien la discute.
| Característica | Nivel 1 Simple | Nivel 2 Avanzada | Nivel 3 Cualificada |
|---|---|---|---|
| Nivel de seguridad | Básico | Alto | Máximo |
| Identificación del firmante | No se exige: basta un clic, una casilla o una confirmación por correo | Obligatoria: código PIN por SMS o correo, trazo manuscrito en pantalla | Certificado cualificado emitido por un prestador de confianza que ha verificado la identidad |
| Integridad del documento | No garantiza por sí sola que el documento no cambie | Cualquier cambio posterior invalida la firma | Cualquier cambio la invalida, con dispositivo y certificado cualificados |
| Evidencias registradas | Fecha, hora, dirección IP y correo | Además, método de autenticación, sello de tiempo y huella del documento | Además, datos del certificado y sello de tiempo cualificado |
| Valor legal (eIDAS) | Válida; su peso como prueba depende de las evidencias | Válida, con fuerza considerable si alguien la impugna | Mismo efecto jurídico que la firma manuscrita en toda la UE |
| Usos habituales | Condiciones de servicio, formularios, políticas internas | Contratos comerciales y laborales, acuerdos de confidencialidad, autorizaciones | Operaciones de alto valor, contratos financieros, trámites que exigen firma cualificada |
Cómo funciona
Del PDF al documento firmado, sin papel ni mensajería
El firmante no necesita cuenta, licencia ni aplicación: recibe un enlace, se identifica con el método que hayas elegido y firma. Tú ves en todo momento quién ha firmado y quién falta.
- 1 Preparas el envíoSubes el PDF o lo genera tu ERP o tu proceso de Kimobox, y eliges firmantes, orden y nivel de firma.
- 2 Le llega al firmanteUn enlace seguro por correo electrónico o SMS. Se abre en el ordenador, la tableta o el móvil.
- 3 Se identifica y firmaCon un clic, un código de un solo uso, su trazo manuscrito o su certificado cualificado.
- 4 Queda selladoHuella del documento, sello de tiempo y dossier de evidencias. Todas las partes reciben su copia.
Evidencias
Una firma vale lo que valen sus pruebas
Cuando alguien impugna una firma, la discusión no va sobre el garabato: va sobre quién firmó, cuándo, desde dónde y sobre qué versión exacta del documento. KimoSign guarda todo eso en un dossier que acompaña a cada documento firmado.
Qué recoge el dossier →- Identidad
- Método de autenticación usado: correo verificado, PIN por SMS o certificado cualificado.
- Momento
- Sello de tiempo de cada firma, cualificado cuando el nivel lo requiere.
- Integridad
- Huella criptográfica del documento: si cambia una coma, la verificación falla.
- Contexto
- Dirección IP, dispositivo y, si se autoriza, ubicación aproximada del firmante.
- Blockchain
- Opcionalmente, la huella se ancla en una cadena pública para una verificación independiente.
Para qué se usa
Los documentos que hoy se imprimen para firmarlos
Allí donde un documento viaja por mensajería, se escanea o espera en una bandeja, la firma electrónica ahorra días y deja una prueba mejor que el papel.
Recursos humanos
Contratos, anexos, políticas internas y entrega de equipos firmados por la plantilla desde el móvil.
Firma para RRHH →Contratos comerciales
Presupuestos, contratos con clientes y proveedores y acuerdos de confidencialidad con varios firmantes en orden.
Firma de contratos →Dirección y finanzas
Operaciones de alto valor y trámites que exigen firma cualificada, con el certificado del apoderado.
Integrada en Kimobox
Si ya usas Kimobox, la firma no te cuesta nada más
KimoSign es la firma electrónica de la plataforma Kimobox. Quien ya la usa para sus procesos, su portal del empleado o su gestión de la calidad tiene la firma incluida, sin licencias aparte.
- La firma es un paso más de cualquier proceso de Kimobox
- Mismos usuarios, mismos permisos y la misma trazabilidad
- El documento firmado vuelve a su expediente con sus evidencias
Conectividad
Firma desde el sistema que ya usas
Con Kimobox Connector, KimoSign recibe los documentos de tu ERP y le devuelve el original firmado, sin descargar ni subir archivos a mano. Para el resto de sistemas, hay API REST.
- Sage 200
- Navision
- SAP
- A3
- Odoo
- API REST
Para el firmante
Firmar no debería requerir un manual
La experiencia del firmante decide si un contrato vuelve en diez minutos o en diez días. Por eso en KimoSign se firma con lo que cada uno tiene a mano.
Desde el móvil
El enlace se abre en el navegador del teléfono. Sin aplicación ni registro.
En persona
En una tableta, con el trazo manuscrito capturado en la pantalla.
En el ordenador
Con el certificado cualificado del firmante cuando el documento lo exige.
Seguridad
Tus documentos no salen de Europa
Los documentos y sus evidencias se guardan en servidores de la Unión Europea, cifrados y con copias diarias, bajo un contrato de encargado del tratamiento que tu responsable de protección de datos puede leer sin sobresaltos.
- Servidores en la Unión Europea
- Cifrado en tránsito y en reposo
- Copias diarias con restauración probada
- Contrato de encargado del tratamiento (RGPD)
Cuéntanos qué documentos queréis dejar de imprimir
Media hora de videollamada con tu caso real sobre la mesa: qué firmáis, quién firma y con qué nivel. Y una respuesta honesta sobre si KimoSign encaja.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan antes de empezar
¿Qué es KimoSign?
Es la solución de firma electrónica de Kimobox. Permite firmar documentos con los tres niveles que define el Reglamento eIDAS —simple, avanzada y cualificada— y guarda con cada firma un dossier de evidencias que la sostiene si alguien la impugna.
¿La firma electrónica tiene validez legal?
Sí. El artículo 25.1 del Reglamento eIDAS impide negar efectos jurídicos a una firma por el mero hecho de ser electrónica. La cualificada, además, tiene por ley el mismo efecto que la manuscrita en toda la Unión Europea.
¿Qué tipo de firma necesito?
Depende del documento. Para aceptar unas condiciones o una política interna basta la simple; para contratos con clientes, proveedores o trabajadores lo habitual es la avanzada; y para operaciones de alto valor o trámites que exigen firma cualificada, la cualificada.
¿El firmante tiene que instalar algo o darse de alta?
No. Recibe un enlace por correo electrónico o SMS y firma desde el navegador de su móvil, tableta u ordenador. Solo en la firma cualificada necesita su propio certificado cualificado.
¿Pueden firmar varias personas el mismo documento?
Sí, y en el orden que definas. Cada firmante recibe el documento cuando le toca, el sistema envía recordatorios a quien se retrasa y, al firmar el último, todos reciben la copia sellada.
¿Dónde se guardan los documentos firmados?
En servidores de la Unión Europea, cifrados en tránsito y en reposo, con copias diarias. El servicio se presta con contrato de encargado del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD.
¿Se integra con nuestro ERP?
Sí. Mediante Kimobox Connector trabaja con Sage 200, Navision, SAP, A3 y Odoo, y con cualquier otro sistema a través de API REST: el documento sale de tu sistema y vuelve firmado sin manipulaciones manuales.
¿Cuánto cuesta?
Para los clientes de Kimobox, la firma electrónica va incluida sin coste añadido. Para el resto, preparamos una propuesta según el volumen de documentos y los niveles de firma que se vayan a usar.
Firma electrónica eIDAS para empresas
KimoSign es una solución de firma electrónica para empresas que cubre los tres niveles del Reglamento eIDAS: firma electrónica simple, firma electrónica avanzada y firma electrónica cualificada, con validez legal en toda la Unión Europea.
Cada documento firmado incluye un dossier de evidencias con el método de autenticación del firmante, sello de tiempo, huella criptográfica del documento, dirección IP y, opcionalmente, anclaje en blockchain. Se firma desde el móvil, la tableta o el ordenador, con PIN por SMS o correo, trazo manuscrito o certificado cualificado.
Se integra con Kimobox sin coste añadido y con ERP como Sage 200, Navision, SAP, A3 y Odoo, y se aloja en servidores europeos conforme al RGPD.